Hướng dẫn sử dụng máy chấm công zkteco

Máy chấm công ZKTeco là một trong những thiết bị phổ biến trong việc quản lý chấm công nhân viên nhờ vào các công nghệ như vân tay, thẻ từ và nhận diện khuôn mặt. Sau đây là hướng dẫn sử dụng máy chấm công ZKTeco, giúp bạn có thể cài đặt, đăng ký và chấm công dễ dàng.

1. Cài đặt và kết nối máy chấm công ZKTeco

Bước 1: Kết nối nguồn điện
- Cắm nguồn điện vào máy chấm công ZKTeco để khởi động thiết bị.
Bước 2: Kết nối với máy tính (nếu cần)
- Sử dụng cáp USB hoặc cáp mạng LAN để kết nối máy chấm công ZKTeco với máy tính. Sau đó, bạn cần cài đặt phần mềm quản lý (ZKTime, ZKAccess, hoặc phần mềm chấm công của hãng) để đồng bộ và quản lý dữ liệu.
Bước 3: Cài đặt phần mềm
- Tải và cài đặt phần mềm ZKTeco (tùy theo model máy) trên máy tính của bạn. Sau khi cài đặt, mở phần mềm để bắt đầu cấu hình và quản lý máy chấm công.

2. Đăng ký thông tin nhân viên

Để máy có thể nhận diện nhân viên, bạn cần đăng ký thông tin như vân tay, thẻ từ, hoặc khuôn mặt của nhân viên vào hệ thống.

a. Đăng ký vân tay

Bước 1: Chọn “Menu” hoặc “Quản lý người dùng” trên màn hình chính của máy chấm công.
Bước 2: Chọn “Thêm người dùng mới” hoặc “Add User”.
Bước 3: Chọn “Đăng ký vân tay” (Fingerprint Registration).
Bước 4: Máy sẽ yêu cầu quét vân tay của nhân viên. Quét vân tay từ 2-3 lần để hệ thống ghi nhận chính xác.
Bước 5: Nhập thông tin mã số nhân viên và tên nhân viên, sau đó lưu lại.

b. Đăng ký thẻ từ

Bước 1: Chọn “Menu” hoặc “Quản lý người dùng” (User Management).
Bước 2: Chọn “Đăng ký thẻ từ” (Card Registration).
Bước 3: Máy sẽ yêu cầu bạn quét thẻ từ. Đặt thẻ lên đầu đọc của máy và hệ thống sẽ ghi nhận thông tin của thẻ.
Bước 4: Nhập thông tin mã số nhân viên và tên nhân viên, sau đó lưu lại.

c. Đăng ký khuôn mặt (nếu máy hỗ trợ)

Bước 1: Chọn “Menu” hoặc “Quản lý người dùng”.
Bước 2: Chọn “Đăng ký khuôn mặt” (Face Registration).
Bước 3: Máy sẽ yêu cầu nhân viên đứng trước máy để hệ thống nhận diện khuôn mặt.
Bước 4: Sau khi nhận diện khuôn mặt, nhập mã số nhân viên và tên nhân viên, sau đó lưu lại.

3. Chấm công

Sau khi đã đăng ký thông tin cho nhân viên, bạn có thể tiến hành chấm công theo các phương thức khác nhau:

a. Chấm công bằng vân tay

Nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên cảm biến vân tay của máy.
Máy sẽ tự động nhận diện vân tay đã đăng ký và ghi nhận thời gian vào hoặc ra.

b. Chấm công bằng thẻ từ

Nhân viên chỉ cần quét thẻ từ qua đầu đọc của máy.
Máy sẽ tự động ghi nhận thời gian vào hoặc ra dựa trên thông tin thẻ từ.

c. Chấm công bằng khuôn mặt

Nhân viên đứng trước máy, hệ thống nhận diện khuôn mặt và tự động ghi nhận thời gian vào hoặc ra.

4. Quản lý dữ liệu

Sau khi nhân viên đã chấm công, bạn có thể quản lý và xuất báo cáo qua phần mềm quản lý chấm công.

a. Xuất báo cáo

Trên phần mềm ZKTeco, bạn có thể xuất các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm báo cáo đi muộn, về sớm, vắng mặt, nghỉ phép, và tổng số giờ làm việc.

b. Tải dữ liệu từ máy về phần mềm

Kết nối máy chấm công với máy tính qua cáp USB hoặc mạng LAN.
Mở phần mềm ZKTeco và đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm để quản lý và tính lương cho nhân viên.

5. Cấu hình máy

Để máy hoạt động tốt, bạn có thể cần cấu hình một số cài đặt cơ bản như thời gian làm việc, ca làm việc và các thiết lập khác:

a. Cài đặt múi giờ

Vào phần “Cài đặt” trên màn hình máy chấm công để điều chỉnh múi giờ cho chính xác, giúp tính toán thời gian chấm công chính xác.

b. Cấu hình ca làm việc

Trong phần mềm quản lý, bạn có thể tạo và cấu hình các ca làm việc cho nhân viên (ca hành chính, ca sáng, ca chiều, ca đêm…).

c. Chế độ chấm công

Cấu hình chế độ chấm công, như chấm công tự động hoặc yêu cầu mã số khi chấm công.

6. Bảo trì và bảo dưỡng

Vệ sinh cảm biến: Đảm bảo bạn vệ sinh cảm biến vân tay hoặc đầu đọc thẻ từ để đảm bảo hiệu suất chấm công chính xác.
Cập nhật phần mềm: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật phần mềm để đảm bảo máy hoạt động ổn định và có thể khắc phục các lỗi phần mềm.

7. Khắc phục sự cố thường gặp

Máy không nhận vân tay/thẻ từ: Kiểm tra lại cảm biến hoặc đầu đọc thẻ, đảm bảo không có bụi bẩn hoặc hỏng hóc.
Máy không kết nối với phần mềm: Kiểm tra kết nối mạng hoặc cáp USB để đảm bảo dữ liệu có thể được đồng bộ hóa.

Với những bước trên, bạn có thể dễ dàng sử dụng và quản lý máy chấm công ZKTeco một cách hiệu quả. Tuy nhiên, các bước trên có thể khác nhau đôi chút tùy vào từng dòng máy, vì vậy nếu bạn gặp khó khăn, bạn có thể tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn đi kèm hoặc liên hệ với nhà cung cấp sản phẩm để được hỗ trợ thêm.

Hướng dẫn sử dụng